Op 25 mei 2018 is de nieuwe privacywet in werking getreden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een nieuwe wet ter bescherming van persoonsgegevens van iedereen binnen de Europese Unie. Ook voor Woonstichting Hulst heeft dit gevolgen. De afgelopen maanden heeft Woonstichting Hulst hard gewerkt om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de eisen die de AVG stelt. Ook in de toekomst zal dit onderwerp onder onze aandacht blijven. Hieronder vindt u onze privacyverklaring. Heeft u hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op.

Privacyverklaring

Woonstichting Hulst is een woningcorporatie die als verhuurder van huurwoningen staat voor zorgeloos wonen in een plezierige omgeving. Daartoe verwerken wij persoonsgegevens. Als een betrouwbare en klantgerichte woningcorporatie vindt Woonstichting Hulst het belangrijk dat uw privacy wordt gerespecteerd. Wij verwerken uw persoonsgegevens daarom zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Met deze privacyverklaring willen wij u transparant en duidelijk informeren welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met deze gegevens.

De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Woonstichting Hulst handelt binnen de kaders van de wet.

Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Woonstichting Hulst als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Woonstichting Hulst.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en rekeningnummer. Het gaat om een combinatie van deze gegevens. Enkel een e-mailadres is geen persoonsgegeven. In combinatie met een geboortedatum kan dit wel leiden tot informatie waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd.

Wat is verwerken?

Onder verwerken wordt verstaan: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Bent u geïnteresseerd in een van onze verhuureenheden en schrijft u zich in als woningzoekende, dan hebben wij in ieder geval de volgende persoonsgegevens van nodig:

* volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);

* geboortedatum;

* geslacht;

* burgerlijke staat;

* telefoonnummer;

* e-mailadres.

Om een woning aan u te kunnen verhuren, hebben wij in ieder geval van u de volgende persoonsgegevens nodig:

* betalingsgegevens (bankrekeningnummer);

* gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals loonstroken en inkomensverklaringen;

* gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst zoals contacthistorie (waarover, wanneer en op  welke wijze u contact met ons op heeft gehad), verificatie van de identiteit en medische verklaring;

* gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden;

* gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;

* andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van de wet.

Waarvoor gebruiken wij u gegevens?

Woonstichting Hulst heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

Huur en verhuur: denk hierbij aan het aanbieden van woningen, uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren, selecteren van woningzoekenden, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle van de accountant.

Sociaal beheer: denk hierbij aan het opslaan en delen van noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid van de buurt te verbeteren.

Wet- en regelgeving: de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.

Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer.

Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande informatie, zoals postregistratie en e-mail-archivering.

Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s, van personen, gebouwen, terreinen en zaken. Indien de videocamera’s niet duidelijk zichtbaar zijn, wordt het cameratoezicht kenbaar gemaakt door middel van bordjes en/of stickers bij alle toegangsdeuren.

Activiteiten van intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de woningcorporatie goed terunnen, zoals het behandelen van geschillen, het doen van klanttevredenheidsonderzoeken en beveiliging.

We verwerken de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoeren overeenkomst:

Woonstichting Hulst gebruikt voor het verhuren van woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in ons systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

Wettelijke verplichting:

Vanuit verplichtingen die voortvloeien uit bijvoorbeeld de woningwet is Woonstichting Hulst verplicht gegevens vast te leggen. Dit gebeurt onder ander voor het passend toewijzen van onze woningen.

Toestemming:

Waar we persoonsgegevens vastleggen die niet vallen onder de bovengenoemde grondslagen zullen we toestemming vragen.

Delen gegevens met derden:

Woonstichting Hulst verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk zijn betrokken bij bovenstaande werkzaamheden. Denkt u bijvoorbeeld aan aannemers, installatiebedrijven, hoveniers en deurwaarders ten behoeve van communicatiedoeleinden.

Wij verstrekken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor het maken van een afspraak met u voor het uitvoeren van de werkzaamheden. U mag erop vertrouwen dat deze partijen uw gegevens niet zullen gebruiken voor ander doeleinden. Hierover maken we goede afspraken met deze partijen.

Woonstichting Hulst is op grond van wet- en regelgeving verplicht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Een voorbeeld hiervan is het verstrekken van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig met deze verzoeken om.

Woonstichting Hulst kan op grond van convenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk. Woonstichting Hulst is partij bij de volgende convenanten:

* schuldhulpconvenant Gemeente Hulst;

* convenant hennepkwekerijen;

* samenwerkingsovereenkomst buurtbemiddeling

* convenant Zorgnetwerken.

In alle andere gevallen vragen wij u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij Woonstichting Hulst grote prioriteit. De persoonsgegeven worden beveiligd met passende en toereikende technische en organisatorische maatregelen. Dit moet ervoor zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt worden of op een andere manier in handen van de verkeerde personen vallen.

Onderzoeken en enquêtes

Wij vragen onze huurders mee te denken over ons beleid rondom sociale volkshuisvesting. Dit doen wij bijvoorbeeld door middel van onderzoeken of enquêtes. Wij gebruiken uw contactgegevens om u uit te nodigen voor het onderzoek. U kunt zich hier altijd voor afmelden.

Wij doen regelmatig onderzoek naar klanttevredenheid. Deze onderzoeken worden online en telefonisch uitgevoerd door een extern bureau. Tijdens dit onderzoek kunt u er zelf voor kiezen om uw gegevens achter te laten, zodat we later eventueel contact met u kunnen opnemen.

Bewaartermijnen

Woonstichting Hulst bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van het soort gegevens. Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw gegevens verwijderd/vernietigd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen met zorg gebeurt. Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van periodiek opschooncyclus.

Wat zijn mijn rechten?

Woonstichting Hulst vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet kan uitoefenen. Daarbij kunt u gebruik maken van de volgende rechten.

Het recht van inzage:

U hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Het recht van correctie:

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen.

Het recht van verwijdering:

Indien wij uw persoonsgegeven niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst.

Het recht van beperking:

Gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen.

Recht op verzet:

U heeft het recht zich tegen een bepaalde verwerking of verstrekking aan een bepaalde ontvangen te verzetten. Daartoe moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden aanvoeren.

Door een e-mail te sturen naar info@wshulst.nl kunt u een verzoek doen om van uw recht gebruik te maken. Ook kunt u een brief sturen (zonder postzegel) naar:

Woonstichting Hulst

T.a.v.: afdeling privacy

Antwoordnummer 106

4560 VB Hulst

Indien u een verzoek indient, dienen wij uw identiteit te verifiëren. Geef hierbij duidelijk aan wat uw verzoek is. Wij behandelen uw verzoek binnen vier weken.

Vragen over privacy

Heeft u vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring dan kunt u mailen naar info@wshulst.nl.

Wilt u meer informatie over de privacywetgeving of handhaving hiervan dan kunt u informatie vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Aanpassen privacyverklaring

Woonstichting Hulst evalueert deze privacyverklaring minimaal 1 maal per jaar. Waar nodig vindt er bijstelling plaats. De meest recente verklaring vindt u op onze website.